Por que ter uma política de cobrança

Muitos condomínios cobram inadimplentes de forma reativa e improvisada. Quando aparece um caso, tratam. Quando não aparece, esquecem. Cada situação é resolvida de um jeito.

Uma política de cobrança muda isso. Ela define:

• Quando a cobrança começa
• Quais são as etapas
• Como é a comunicação
• Quando o judicial entra
• Quem é responsável pelo quê

Benefícios de ter uma política clara

Consistência

Todos os casos são tratados da mesma forma, eliminando percepção de favoritismo.

Previsibilidade

A gestão sabe o que fazer em cada situação. Não depende de improvisos.

Respaldo

Se questionado em assembleia, o síndico pode demonstrar que segue critérios definidos.

Eficiência

Processos estruturados tendem a ter melhores resultados do que ações isoladas.

O que uma boa política deve conter

1. Definição de inadimplência

A partir de quantos dias de atraso o condômino é considerado inadimplente? O mais comum é usar o vencimento da taxa condominial como marco.

2. Régua de comunicação

Defina quando e como o inadimplente será contactado:

• 1º contato: X dias após vencimento (lembrete cordial)
• 2º contato: Y dias (cobrança formal)
• 3º contato: Z dias (aviso de medidas adicionais)

3. Critérios para negociação

Em quais condições o condomínio aceita parcelamento? Quantas parcelas? Há desconto de multa para pagamento à vista?

4. Quando entra o judicial

Defina um critério objetivo: após X tentativas de contato sem resposta, ou após Y dias de atraso, o caso é encaminhado para ação judicial.

5. Responsabilidades

Quem conduz a cobrança? O síndico? A administradora? Uma empresa terceirizada?

Como aprovar a política

O ideal é que a política de cobrança seja aprovada em assembleia. Isso dá:

• Legitimidade: foi decisão coletiva, não do síndico
• Transparência: todos sabem as regras
• Respaldo: o síndico está seguindo o que foi definido

Comunicação com inadimplentes

A política deve orientar o tom da comunicação:

O que fazer

• Ser objetivo e claro
• Informar valores, prazos e consequências
• Manter registro de todos os contatos
• Usar canais oficiais (e-mail, carta registrada)

O que NÃO fazer

• Expor o inadimplente publicamente
• Usar linguagem agressiva ou ameaçadora
• Fazer cobranças em horários inadequados
• Tratar casos iguais de forma diferente

Revisão periódica

Uma boa política não é estática. Revise periodicamente:

• Os critérios estão funcionando?
• A régua de comunicação está adequada?
• Os resultados estão aparecendo?

Quando terceirizar

Se o condomínio não tem estrutura para conduzir a política internamente, terceirizar para uma empresa especializada pode ser a melhor opção. A empresa assume a execução, a gestão acompanha pelos relatórios.

Recomenda-se validar a política com assessoria jurídica antes de implementar.